Checklista innan du importerar från Kina – det du bör ha koll på innan ordern skickas

Att importera från Kina kan vara väldigt lönsamt, men det är också här många småföretag råkar ut för samma typ av missar: fel leveransvillkor, oklar varukod, missad antidumpning eller dokument som inte räcker när varan väl kommer fram.

Poängen med en bra checklista är enkel: du vill upptäcka riskerna innan varorna är på väg, inte när de redan står hos transportören eller fastnar i tullhanteringen.

Vi har skrivit mer generellt om det här i Import från Kina är lönsamt – men fel kan bli dyra och 10 vanliga misstag vid import från Kina. Här kommer en mer praktisk checklista att gå igenom före köp.

1. Kontrollera vilket Incoterm ni faktiskt har avtalat

Många tittar bara på priset i offerten, men missar leveransvillkoret. Det kan bli dyrt.

Vanliga frågor att reda ut:

• Är offerten EXW, FOB, CIF, DAP eller DDP?
• Vem bokar och betalar frakten?
• Vem står för exporthanteringen i Kina?
• Vem bär risken om något händer under transporten?
• Ingår försäkring eller inte?

Det här spelar inte bara roll för logistiken, utan också för tullvärdet och vad som ska räknas med i deklarationen. Ett "billigt" pris kan i praktiken bli dyrare om viktiga kostnader ligger utanför offerten.

Läs gärna också DDP vs DAP vid import – vilket leveransvillkor passar bäst för ditt företag? och Så påverkar Incoterms tullvärdet vid import till Sverige.

2. Säkerställ att varan får säljas i EU

Det här glöms ofta bort när fokus ligger på pris och leveranstid. Men som importör är det du som tar risken om produkten inte uppfyller EU:s regler.

Gå igenom:

• Om varan omfattas av CE-krav
• Om rätt märkning, manualer och säkerhetsinformation finns
• Om det behövs testprotokoll, DoC eller annan teknisk dokumentation
• Om produkten omfattas av särskilda regler för till exempel elektronik, leksaker, personlig skyddsutrustning eller maskiner

Viktigt: en CE-märkning på produkten eller i en produktannons är inte samma sak som att allt faktiskt är rätt. Be alltid om underlag.

3. Ta fram rätt varukod innan du beställer

En av de vanligaste och dyraste missarna är att vänta med varukoden tills varorna redan är på väg.

Varukoden styr bland annat:

• tullsats
• om antidumpning kan gälla
• om certifikat eller importrestriktioner finns
• om särskilda åtgärder eller kontroller träffar varan

Två produkter som ser nästan likadana ut i en webbshop kan hamna på helt olika koder i tullsystemet. Då kan också kostnaden bli helt annorlunda.

Om du vill förstå varför siffrorna längst ut i koden spelar så stor roll kan du läsa HS-nummer, KN-nummer och TARIC-kod: vad är skillnaden och varför spelar sista siffrorna så stor roll?.

4. Kontrollera om varan riskerar antidumpningstull

Det här är en klassisk fälla vid import från Kina. Många räknar bara på vanlig tull och moms och missar att vissa varor dessutom kan ha antidumpningstullar eller andra handelspolitiska åtgärder.

Det kan gälla till exempel vissa typer av:

• stålprodukter
• aluminiumprodukter
• cyklar och delar
• kemikalier
• industrivaror i särskilda kategorier

Om du missar detta kan kalkylen spricka direkt. Därför bör du kontrollera antidumpning innan du beställer, inte efteråt.

Vi har skrivit mer om det i Antidumpningstullar – vad de är och hur de påverkar svenska importföretag.

5. Skilj på avsändningsland och ursprung

Det här är lätt att blanda ihop.

Bara för att varan skickas från Kina betyder det inte alltid att den har kinesiskt ursprung. Och tvärtom: en vara kan ha kinesiskt ursprung även om den skickas från ett annat land.

Du behöver reda ut:

• var varan faktiskt är tillverkad
• om den uppfyller reglerna för deklarerat ursprung
• om leverantören kan styrka uppgiften
• om ursprunget påverkar tull, antidumpning eller andra åtgärder

Ursprunget kan vara helt avgörande för både kostnad och risknivå. Särskilt om du köper via mellanhand, tradingbolag eller lager i andra länder.

6. Kontrollera vilka certifikat och dokument som behövs

Alla varor kräver inte samma underlag. För vissa räcker en vanlig handelsfaktura och transportdokument. För andra behövs betydligt mer.

Exempel på dokument att fråga om i god tid:

• handelsfaktura
• packlista
• fraktdokument
• ursprungsunderlag när det är relevant
• testcertifikat eller överensstämmelsedokument
• produktblad och materialspecifikationer
• tillstånd eller särskilda importdokument för reglerade varor

Om du importerar livsmedel, kemikalier, kosmetika, elektronik eller produkter med särskilda säkerhetskrav behöver du ofta gå djupare än vid vanlig konsumentvara.

7. Räkna på tullvärdet – inte bara på fakturapriset

Många gör sin första kalkyl på själva inköpspriset. Men tull och moms beräknas inte alltid bara på den siffran.

I praktiken behöver du förstå:

• vilka kostnader som ska ingå i tullvärdet
• hur frakt, försäkring och andra kostnader påverkar underlaget
• hur leveransvillkoret påverkar beräkningen
• om det finns kostnader utanför fakturan som ändå ska räknas med

Om du missar detta kan du få:

• för låg tull och risk för rättelse i efterhand
• för hög tull om du räknar fel åt andra hållet
• fel momsunderlag

Läs gärna Dolda kostnader vid import – mer än bara tull och moms och Hur betalar man tull? En enkel guide för dig som importerar till Sverige.

8. Gå igenom fraktvillkoren på riktigt

"Frakten ingår" säger egentligen inte särskilt mycket.

Kontrollera till exempel:

• från vilken plats ansvaret börjar och slutar
• om lokala avgifter i Kina tillkommer
• om terminalavgifter, dokumentavgifter eller hanteringskostnader kan dyka upp
• vem som är mottagare i tullhandlingarna
• om speditören behöver fullmakt eller särskilda instruktioner

Det här är extra viktigt om du jämför flera offerter. Två priser kan se lika ut på ytan men innehålla helt olika ansvar och kostnader.

9. Kontrollera leverantören – inte bara varan

En bra produkt räcker inte om leverantören inte kan leverera rätt dokument eller om uppgifterna på fakturan är slarviga.

Be gärna om:

• fullständiga företagsuppgifter
• produktbeskrivning som faktiskt stämmer med varan
• artikelnummer och materialsammansättning
• bilder, datablad och tekniska specifikationer
• utkast på faktura och packlista innan leverans

Ju bättre underlag du har från början, desto enklare blir själva tulldeklarationen.

10. Bestäm vem som gör tulldeklarationen

Det är bra att ha detta klart innan sändningen rullar.

Du behöver veta:

• ska speditören deklarera åt dig?
• ska du göra deklarationen själv?
• vem ansvarar för att varukod, värde och ursprung blir rätt?
• vem fångar upp om något i underlaget saknas?

Om du vill göra det enklare går det att ladda upp fakturan direkt i guiden för att skapa en förifylld tulldeklaration och se hur underlaget kan förberedas steg för steg. Vill du gå direkt på själva flödet kan du skapa en ny deklaration här.

Med Tullklar kan du ladda upp en faktura på nästan vilket språk som helst och få ett förifyllt deklarationsunderlag på minuter. Tjänsten hjälper också till med varukodsförslag, kontroll av åtgärder, tullberäkning och en tydlig revisionskedja om du vill visa hur du tänkt.

Kort checklista att bocka av

Innan du importerar från Kina, kontrollera att du har koll på:

• rätt Incoterm
• vem som ansvarar för frakt och risk
• om produkten måste uppfylla CE-krav eller andra EU-regler
• rätt varukod
• om antidumpning eller andra åtgärder kan gälla
• korrekt ursprung
• nödvändiga certifikat och dokument
• korrekt tullvärde
• vad som faktiskt ingår i priset och fraktupplägget
• vem som gör tulldeklarationen

Gratis importchecklista som PDF

Vill du ha den här listan i ett format som är lätt att använda inför nästa inköp? Då kan du erbjuda en enkel PDF med samma punkter som läsaren kan spara, skriva ut eller skicka vidare internt.

Förslag på innehåll i PDF:n:

• 10 kontrollpunkter före beställning
• plats för att fylla i leverantör, Incoterm och varukod
• snabb ruta för dokument som saknas
• kontrollfrågor om CE, ursprung och antidumpning
• enkel sign-off före betalning eller bokning av frakt

Det brukar fungera bra som en praktisk "sista koll" innan ordern bekräftas.

Slutsats

Det som avgör om import från Kina blir smidig är sällan bara inköpspriset. Ofta handlar det om om du hann kontrollera rätt saker i rätt ordning.

En bra checklista ger inte bara bättre kontroll över tull och kostnader. Den minskar också risken för förseningar, kompletteringar och obehagliga överraskningar när varorna redan är på väg.

Vill du testa ett enklare sätt att komma igång kan du ladda upp fakturan direkt och få hjälp att bygga deklarationsunderlaget utan allt mejlande fram och tillbaka.