Importera livsmedel till Sverige – det här behöver småföretag ha koll på

Att importera livsmedel låter ibland som vanlig import plus lite extra papper. I praktiken är det ofta tvärtom: just mat och dryck är en av de varugrupper där det är lättast att fastna i krav som man inte tänkt på från början.

Det handlar inte bara om tull och moms. Du kan också behöva ha koll på:

• rätt varukod
• om varan omfattas av jordbrukstullar
• om det krävs hälsointyg eller andra certifikat
• om varan ska gå via gränskontroll
• märkning och produktinformation
• särskilda regler beroende på ursprungsland

För småföretag är det ofta just kombinationen av flera regler samtidigt som ställer till det. En faktura kan se enkel ut, men bakom en livsmedelsprodukt kan det finnas både vanlig tull, tilläggstullar, certifikatkrav och kontroller från andra myndigheter.

Vi har skrivit mer generellt om detta i vår tidigare guide om import av livsmedel och drycker från tredjeland. Här fokuserar vi på hur du som mindre importör kan tänka praktiskt innan du beställer.

Börja inte med priset – börja med produkten

Många börjar i fel ände. Man får ett bra inköpspris från en leverantör och vill snabbt räkna på marginalen. Men innan du vet exakt vad produkten är i tullsystemet går det egentligen inte att räkna rätt.

Två produkter som känns nästan identiska kommersiellt kan behandlas helt olika i tullhanteringen. Det gäller särskilt för livsmedel, där små skillnader i innehåll kan påverka:

• varukoden
• tullsatsen
• om Meursing-regler används för bearbetade livsmedel
• om särskilda importvillkor gäller
• vilka intyg som behövs

Ett vanligt exempel är bearbetade livsmedel som kakor, såser, pulverblandningar eller färdiga matprodukter. Där spelar sammansättningen ofta stor roll. Socker, stärkelse, mjölkfett och mjölkprotein kan påverka avgiften mer än många tror. Det är precis därför Meursing-tabellen blir så viktig för vissa importer.

Rätt varukod är extra viktig för livsmedel

Om du importerar livsmedel räcker det sällan att nöja sig med en bred produktbeskrivning som “sås”, “snacks” eller “dryck”. Tullen vill veta exakt vad produkten är.

För att hitta rätt behöver du ofta samla in mer detaljer från leverantören, till exempel:

• fullständig ingrediensförteckning
• andel socker, fett, stärkelse eller mjölkkomponenter
• om produkten innehåller animaliska ingredienser
• hur produkten är förpackad
• om den är avsedd för detaljhandel eller industriell användning
• alkoholhalt, om det är en dryck

Fel varukod kan få flera följder samtidigt:

• du betalar fel tull
• du missar eventuella kvoter eller preferenser
• du lämnar fel uppgifter i deklarationen
• du riskerar stopp eller frågor vid kontroll

Om du vill förstå varför klassificeringen så ofta blir fel kan du läsa vår artikel om skillnaden mellan HS-nummer, KN-nummer och TARIC-kod och även vår genomgång om varför fel HS-nummer kan bli en dyr läxa.

Tull och moms är bara en del av kostnaden

När du importerar livsmedel till Sverige från ett land utanför EU är det lätt att stirra sig blind på själva tullsatsen. Men den totala kostnaden påverkas ofta av flera delar samtidigt:

• tullavgift
• importmoms
• frakt och försäkring
• eventuella kontrollavgifter
• kostnader för certifikat och dokument
• provtagning eller fördröjningar om något måste kontrolleras

Dessutom kan vissa livsmedel omfattas av särskilda jordbrukstullar eller andra tillägg som inte syns om du bara gör en snabb överslagsräkning.

Det här är också varför många importörer underskattar sin landade kostnad. På pappret ser affären bra ut, men när alla avgifter och ledtider räknas in blir marginalen mycket tunnare. I vår artikel om dolda kostnader vid import går vi igenom just den fällan lite bredare.

Ursprungsland spelar större roll än många tror

För livsmedel är det viktigt att skilja på tre saker:

• var varan är producerad
• var den skickas från
• vilket ursprung den har i tullrättslig mening

Det här blandas ofta ihop. En vara kan skickas från ett land men ändå ha ursprung i ett annat. Och om du vill använda ett frihandelsavtal eller någon annan preferens räcker det inte att leverantören säger att varan “kommer från” landet i fråga.

Du behöver rätt underlag för att styrka ursprunget. Annars blir det i regel vanlig tredjelandstull.

För vissa livsmedel kan rätt ursprung ge lägre tull. För andra spelar det mindre roll för själva tullsatsen men desto mer för vilka importkrav som gäller. Därför behöver du kontrollera både tull och övriga regler samtidigt.

Om du vill fördjupa dig i den delen har vi skrivit mer om ursprungsintyg vid import och hur frihandelsavtal faktiskt sänker tullen.

Certifikat och gränskontroll kan avgöra hela affären

En av de största skillnaderna mellan livsmedel och många andra varor är att det ofta inte räcker med en korrekt tulldeklaration. Vissa produkter måste också uppfylla krav från livsmedels- och gränskontrollsidan innan de kan släppas in.

Det kan till exempel handla om:

• hälsointyg
• växtskyddsdokument
• veterinärintyg
• föranmälan före ankomst
• införsel via godkänd kontrollstation
• särskild dokumentation beroende på produkt och land

Det här gäller inte alla livsmedel, men tillräckligt många för att du aldrig bör anta att “det nog bara är att importera”. Särskilt animaliska produkter, vissa sammansatta livsmedel, frukt, grönsaker, nötter, kryddor och andra känsliga varor kan omfattas av extra krav.

Om ett sådant krav missas kan följden bli:

• försenad lossning
• extra lagringskostnader
• ombokningar
• att varorna stoppas i väntan på kompletteringar
• i värsta fall att sändningen inte får tas in

Märkning måste funka i verkligheten, inte bara på pappret

Många småföretag tänker på märkning först när varorna redan är på väg. Det är sent. För livsmedel behöver du tidigt kontrollera att etiketter och produktinformation fungerar för den marknad där varan ska säljas.

Det handlar bland annat om att se över:

• ingrediensförteckning
• allergeninformation
• nettovikt eller volym
• hållbarhetsmärkning
• kontaktuppgifter och ansvarig aktör
• språkkrav för den marknad där varan säljs

Även om tullklareringen i sig går igenom kan bristfällig märkning skapa problem senare i kedjan. Det är därför smart att se tull, importkrav och märkning som en helhet och inte som tre separata projekt.

Vanliga misstag när småföretag importerar livsmedel

Här är några återkommande misstag som ofta blir dyra:

• Man beställer först och kollar reglerna sen.
• Man använder leverantörens varukod utan egen kontroll.
• Man blandar ihop avsändningsland med ursprungsland.
• Man räknar bara på tull och moms, inte på kontrollavgifter och förseningar.
• Man missar att innehållet i produkten påverkar tullbehandlingen.
• Man antar att samma regler gäller för alla typer av mat och dryck.
• Man saknar tydliga produktspecifikationer när deklarationen ska göras.

Mycket av detta går att undvika genom att samla rätt underlag innan första sändningen skickas. Det är nästan alltid billigare att lägga en extra timme på klassificering och dokument än att hantera en stoppad sändning i efterhand.

Så kan du jobba smartare innan första sändningen

Om du vill göra importen smidigare, använd en enkel checklista innan du lägger order:

1. Be leverantören om komplett produktinformation.
2. Kontrollera rätt varukod på tillräckligt detaljerad nivå.
3. Ta reda på om produkten omfattas av jordbrukstull, certifikatkrav eller gränskontroll.
4. Säkerställ om det finns preferenstull och vilket ursprungsunderlag som i så fall krävs.
5. Räkna på hela importkostnaden, inte bara inköpspris plus frakt.
6. Kontrollera märkning och praktiska försäljningskrav innan varan produceras eller etiketteras.
7. Se till att faktura och övriga dokument faktiskt innehåller de uppgifter som behövs i deklarationen.

För många småföretag är det just här ett mer digitalt arbetssätt sparar mest tid. Med Tullklar kan du ladda upp fakturan direkt och få ett förifyllt deklarationsunderlag, samtidigt som systemet hjälper till med varukod, tull, moms och kontroll av aktiva åtgärder. För bearbetade livsmedel är det också en stor hjälp att Meursing-beräkningen kan hanteras automatiskt när du anger produktens sammansättning.

Vill du se hur det går till i praktiken finns en steg-för-steg-guide för att skapa en förifylld deklaration från faktura här: /declarations/guide.

När det är klokt att dubbelkolla extra noga

Du bör vara extra noggrann om:

• produkten innehåller mjölk, ägg, kött eller andra animaliska delar
• det är en sammansatt livsmedelsprodukt
• produkten har lågt pris och liten marginal för extra avgifter
• du importerar från ett nytt ursprungsland
• leverantören är ovan vid EU-marknaden
• varan måste säljas snabbt efter ankomst

Ju känsligare flöde du har, desto större blir kostnaden för ett litet fel.

Sammanfattning

Att importera livsmedel till Sverige är fullt möjligt även för små företag, men det kräver lite mer förarbete än många andra typer av varor. Det viktigaste är att inte se importen som bara en fråga om tullsats.

Du behöver tänka på hela kedjan:

• exakt vad produkten är
• vilken varukod som gäller
• om innehållet påverkar avgiften
• vilka certifikat eller kontroller som krävs
• hur ursprung ska styrkas
• vad den verkliga total kostnaden blir

Gör du det arbetet innan du beställer minskar risken för både dyra överraskningar och onödiga förseningar.

Om du vill skapa en deklaration direkt från fakturan kan du testa att ladda upp underlaget och få ett förifyllt formulär på några minuter.

Du kan också läsa Tullverkets egen guide om importdeklarationer här: Tullverkets information om att deklarera varor vid import. Behöver du prata med dem direkt når du kundtjänst på 0771-520 520.