Fakturan säger ”notebook” – vad skriver du i importdeklarationen?

Du har beställt anteckningsböcker till butiken. Leverantörens faktura säger bara ”notebooks”, och nu vill transportören ha uppgifter till importdeklarationen. Ska du översätta ordet, välja första bästa varukod och hoppas att det blir rätt? Nej – börja med att ta reda på vad som faktiskt ligger i kartongerna.

Här använder vi en vanlig anteckningsbok av papper, avsedd för anteckningar, med ursprung i Kina som exempel. Det är inte en kod som passar alla produkter som råkar kallas ”notebook”.

Steg 1: Be om en beskrivning som går att använda

En faktura behöver ge dig tillräckligt med information för att identifiera varan. ”Notebook” kan betyda olika saker, och leverantörens ordval är inte en färdig tullklassificering.

Be därför om en produktbeskrivning eller ett produktblad som visar:

• vad varan används till
• om det är en anteckningsbok, skrivbok, kalender eller något annat
• vilket material den huvudsakligen består av
• hur den är utformad, till exempel om den har förtryckta datum eller särskilda sidor
• antal, styckpris och hur varorna är förpackade

Spara gärna en bild av produkten. Den kan vara till stor hjälp om du senare behöver visa varför du valde en viss varukod. Om kartongerna innehåller flera olika slags böcker behöver du få dem uppdelade på fakturan eller i ett tydligt underlag. En gemensam rad med ”assorted notebooks” gör nästa steg onödigt svårt.

Steg 2: Hitta varukoden – men stanna inte vid ordet på fakturan

För anteckningsböcker, brevpapper i block och anteckningsblock finns TARIC-koden 4820103000. I samma varugrupp finns också 4820200000, som avser skrivböcker. Det är en bra påminnelse om varför du inte ska välja kod enbart genom att söka på ett engelskt produktnamn: du måste jämföra kodernas beskrivningar med just din vara.

Börja med att fråga dig om leveransen verkligen består av vanliga anteckningsböcker. Har leverantören i stället skickat skrivböcker, dagböcker eller en blandning? Be om fler uppgifter om det är oklart. Du behöver inte göra frågan svårare än den är, men du behöver kunna förklara ditt val.

Skriv sedan ned vilken kod du valt och vilket produktunderlag du använde. Då slipper du börja om från noll vid nästa beställning – samtidigt som du kan upptäcka om leverantören har ändrat produkten sedan sist.

Steg 3: Kontrollera ursprunget, inte bara avsändaradressen

I vårt exempel utgår vi från att anteckningsböckerna har ursprung i Kina. Kontrollera den uppgiften med leverantören innan du räknar på importen. Att varan skickas från ett visst land eller säljs av ett företag där säger inte alltid var den har sitt tullmässiga ursprung.

Varför spelar det roll? Tullsatser och andra åtgärder kan bero på både varukod och ursprung. Om du använder fel ursprungsland kan en kalkyl se rätt ut trots att den bygger på fel uppgifter. Vi har gått igenom skillnaden närmare i artikeln om leverantörsland och ursprungsland.

Steg 4: Samla ihop siffrorna innan du räknar tull

Nästa vanliga stopp är värdet. Fakturans varupris är en viktig startpunkt, men det är inte alltid samma sak som tullvärdet. Frakt, försäkring och leveransvillkor kan påverka vilka kostnader som ska räknas med. Kontrollera därför vad priset på fakturan faktiskt omfattar.

Ha de här handlingarna och uppgifterna nära till hands:

• handelsfaktura med varubeskrivning, pris och valuta
• uppgift om antal kollin och vikt, gärna i en packlista
• frakthandling och uppgift om transportkostnad
• leveransvillkor: vem betalar vad och hur långt?
• uppgift om varans ursprung
• ditt företags Eori-nummer

Det är bättre att fråga leverantören eller transportören om en sak som saknas än att fylla i ett belopp på känsla. Vill du reda ut värdet mer i detalj finns en genomgång av vad som ingår i tullvärdet.

Steg 5: Gör en provkalkyl – och förstå vad den inte säger

För 4820103000 med ursprung i Kina visar tulluppgifterna 0% i grundtull. En provberäkning med ett tullvärde på 100 000 kr ger då 0 kr i tull. Med 25% importmoms blir det beräknade momsbeloppet 25 000 kr, om momsunderlaget i exemplet också är 100 000 kr.

Det är ett räkneexempel, inte ett löfte om slutkostnaden för din sändning. Om ditt tullvärde blir ett annat, eller om det finns kostnader som ska ingå i momsunderlaget, förändras beräkningen. Lägg också till dina egna kostnader för exempelvis transport, hantering och eventuell hjälp med deklarationen när du räknar på marginalen.

Är ditt företag momsregistrerat hanteras importmomsen normalt i momsredovisningen. Blanda därför inte ihop ett beräknat momsbelopp med en kostnad som alltid blir kvar i företaget. För inköpsbeslutet behöver du både förstå avgifterna vid importen och veta vilka utgifter som faktiskt påverkar din marginal.

Steg 6: Granska deklarationen innan den lämnas in

Du kan deklarera själv eller låta ett ombud göra det. Oavsett vem som skickar in uppgifterna är det klokt att kontrollera underlaget. Jämför särskilt varubeskrivning, varukod, ursprung, antal, värde och leveransvillkor med fakturan och de andra handlingarna.

Be om en förklaring om något inte stämmer. Det är lättare att rätta en oklar fakturarad eller ett missförstånd om ursprunget innan deklarationen lämnas in än när varorna redan väntar på att frigöras. Tullverket beskriver själva förfarandet i sin guide till importdeklarationer.

Om du använder Tullklar kan du ladda upp fakturan i chatten och få uppgifterna avlästa till ett förifyllt deklarationsformulär. Se det som hjälp med att komma igång och upptäcka luckor – inte som en anledning att hoppa över kontrollen av vad leverantören faktiskt har skickat.

Steg 7: Spara underlaget till nästa leverans

När deklarationen är klar, samla faktura, produktbeskrivning, frakthandlingar och din motivering till varukoden på samma ställe. Notera också vad du behövde fråga leverantören om. Nästa gång går arbetet snabbare om det verkligen är samma vara.

Men återanvänd inte uppgifterna blint. Kontrollera att produkten, ursprunget och de aktuella tulluppgifterna fortfarande stämmer vid nästa import. Den enkla arbetsordningen är: beskriv varan, välj kod, kontrollera ursprung, fastställ värde och granska deklarationen. Då blir ”notebook” på fakturan en fråga du kan reda ut, i stället för en gissning du måste leva med.

Osäker på om du betalar rätt tull? Fråga Tullchat så går den igenom varukod, tullsats och hela avgiftsbilden åt dig.