Importdeklaration vs exportdeklaration – vad är egentligen skillnaden?

När du skickar varor över en EU-gräns dyker ordet deklaration snabbt upp. Men det är lätt att tro att importdeklaration och exportdeklaration är samma sak fast åt olika håll. Så enkelt är det inte riktigt.

Den korta versionen är:

• Importdeklaration används när varor kommer in i EU från ett land utanför EU
• Exportdeklaration används när varor lämnar EU till ett land utanför EU
• De har olika syfte, olika riskpunkter och delvis olika uppgifter

För dig som driver ett mindre företag spelar skillnaden stor roll. Gör du fel här kan det bli förseningar, fel moms, fel tull eller onödigt krångel med transportören.

Vad är en importdeklaration?

En importdeklaration lämnas när du tar in varor till Sverige eller ett annat EU-land från ett land utanför EU.

Syftet är bland annat att:

• tala om för Tullverket vad varan är
• visa var varan kommer ifrån
• räkna ut tull, moms och andra avgifter
• kontrollera om varan omfattas av restriktioner, kvoter eller andra åtgärder
• få varan frigjord så att den kan levereras vidare

Det är alltså vid importen som pengafrågan ofta blir mest konkret. Här avgörs bland annat:

• vilken varukod som gäller
• vilket tullvärde som ska användas
• om du kan få lägre tull via ursprung eller frihandelsavtal
• om det finns antidumpning, jordbrukstull, kvot eller andra tillägg
• hur momsen ska beräknas

Om du vill förstå själva flödet mer i detalj har vi skrivit mer i en enkel guide om hur man gör en tulldeklaration.

Vad är en exportdeklaration?

En exportdeklaration lämnas när varor skickas från Sverige eller annat EU-land till ett land utanför EU.

Här är fokus lite annorlunda. Syftet är bland annat att:

• registrera att varan lämnar EU
• ge tullmyndigheten underlag för kontroll
• visa vad som exporteras, av vem och till vilket land
• säkerställa att varan får lämna EU på rätt sätt
• skapa underlag för att styrka utförsel

Det är alltså inte främst en deklaration för att räkna svensk tull att betala. Vid export från EU är det i normalfallet inte importtull till Sverige som står i centrum, eftersom varan lämnar unionen. Däremot kan exporten fortfarande kräva rätt klassificering, rätt värdeuppgifter och i vissa fall tillstånd eller kontroller.

För många företag är exportdeklarationen också viktig som bevis på att varan faktiskt har lämnat EU. Det kan spela roll för momsredovisning och intern dokumentation.

Den viktigaste skillnaden: in i EU eller ut ur EU

Om man ska förenkla allt till en enda fråga är det denna:

Passerar varan in i EU eller ut ur EU?

• Kommer varan in från exempelvis Kina, USA eller Storbritannien? Då handlar det normalt om importdeklaration.
• Går varan ut från Sverige till exempelvis Norge, USA eller Schweiz? Då handlar det normalt om exportdeklaration.

Det låter självklart, men i vardagen blir det ofta rörigt när flera parter är inblandade:

• leverantör
• köpare
• speditör
• tullombud
• lager
• transportör

Särskilt om du köper på villkor där säljaren ordnar mycket av transporten, som DDP eller DAP, kan det bli otydligt vem som gör vad. Vi har gått igenom det mer i artikeln om DDP vs DAP vid import.

Vad brukar finnas med i en importdeklaration?

Exakt vilka uppgifter som krävs beror på varan och upplägget, men vanligtvis behöver du ha koll på:

• importörens uppgifter
• avsändare eller säljare
• varubeskrivning
• varukod
• ursprungsland
• avsändningsland
• fakturavärde
• valuta
• frakt- och försäkringskostnader om de ska ingå i tullvärdet
• vikt, antal eller annan mängduppgift
• dokument eller certifikat om varan kräver det
• vilket tullförfarande som används

Det som ofta ställer till problem är inte själva formuläret, utan att uppgifterna bakom deklarationen inte är genomtänkta. Till exempel:

• fel varukod
• fel tullvärde
• man blandar ihop ursprungsland med avsändningsland
• man missar extra åtgärder på varan
• fakturan saknar uppgifter som behövs

Vad brukar finnas med i en exportdeklaration?

Även exportdeklarationen bygger på uppgifter om varan och affären, men tyngdpunkten är lite annorlunda. Vanliga uppgifter är:

• exportörens uppgifter
• mottagare
• varubeskrivning
• varukod
• destinationsland
• värde
• kolli, vikt och transportuppgifter
• eventuella tillstånd eller exportrelaterade dokument
• uppgift om var varan lämnar EU

Det viktiga här är ofta att deklarationen stämmer med den faktiska utförseln. Om dokumentflödet inte hänger ihop kan det skapa problem längre fram, särskilt om du behöver visa att varan verkligen har lämnat EU.

Varför import ofta känns svårare än export

Många småföretag upplever att importdeklarationen är mer komplicerad än exportdeklarationen. Det finns en ganska enkel förklaring till det.

Vid import behöver du ofta samtidigt hantera:

• tull
• importmoms
• tullvärde
• varukod på rätt detaljnivå
• ursprungsregler
• eventuella kvoter
• restriktioner och certifikat
• extra tullar eller skyddsåtgärder

Vid export finns också regler och kontroller, men det är oftare införsellandet som tar ut tull och lokala avgifter när varan kommer fram. För den svenska delen är fokus mer på korrekt utförsel och dokumentation.

Det betyder inte att export är enkelt i alla lägen. Särskilt känsliga produkter, sanktioner eller varor med särskilda tillstånd kan göra export betydligt mer krävande. Vi har skrivit mer om det i artikeln om EU-sanktioner och exportkontroller.

Vem lämnar deklarationen?

I praktiken är det ofta inte företaget själv som tekniskt skickar in deklarationen till tullmyndigheten. Det görs ofta av:

• speditör
• transportör
• tullombud
• intern tullfunktion på större företag

Men även om någon annan skickar in deklarationen åt dig är det fortfarande viktigt att du lämnar rätt underlag. Små fel i faktura, varubeskrivning eller ursprungsuppgift kan följa med hela vägen in i deklarationen.

Det här är en vanlig miss hos mindre bolag: man tänker att "speditören löser det". Ofta hjälper de absolut till, men de bygger fortfarande deklarationen på de uppgifter de får från dig.

Vanliga missförstånd

Här är några saker som ofta blandas ihop:

1. Fraktbokning är inte samma sak som tulldeklaration

Att boka transport betyder inte automatiskt att rätt tullformaliteter är klara.

2. Faktura räcker inte alltid

En faktura är viktig, men den innehåller inte alltid allt som behövs för en korrekt import- eller exportdeklaration.

3. Ursprungsland är inte samma sak som avsändningsland

En vara kan skickas från ett land men ha ursprung i ett annat. Den skillnaden kan påverka tullsatsen rejält vid import.

4. Export från Sverige kan bli import i mottagarlandet

Även om du själv gör en exportdeklaration i EU behöver någon ofta hantera importen när varan kommer fram i landet utanför EU.

5. Ingen tull att betala betyder inte ingen deklaration

Även om tullsatsen är 0% eller om ingen svensk tull tas ut kan deklaration fortfarande krävas.

Så tänker du rätt i praktiken

Om du vill göra det enkelt för dig själv kan du börja med tre frågor:

1. Går varan in i EU eller ut ur EU?
2. Vem ansvarar för tullformaliteterna enligt leveransvillkoret?
3. Har jag underlag som faktiskt räcker för att deklarationen ska bli rätt?

För import brukar det också vara klokt att kontrollera:

• rätt varukod
• korrekt tullvärde
• om preferens eller frihandelsavtal kan användas
• om varan träffas av särskilda åtgärder
• om fakturan och transportunderlaget matchar varandra

Och om du är ny i det här kan det vara värt att läsa vår steg-för-steg-guide för första importen.

När behöver du extra hjälp?

Du bör vara lite extra noggrann om:

• du importerar från länder utanför EU för första gången
• varan har oklar varukod
• leveransvillkoret är otydligt
• du handlar med livsmedel, kemikalier, teknik eller andra reglerade varor
• du vill använda preferenstull eller ursprungsintyg
• du har fått frågor från speditören som du inte riktigt kan svara på

Du kan också läsa Tullverkets egen guide till importdeklarationer här: så deklarerar du varor vid import hos Tullverket. Behöver du prata med dem direkt finns kundtjänst på 0771-520 520.

Kort sammanfattning

Skillnaden mellan importdeklaration och exportdeklaration är i grunden enkel:

• Importdeklaration: när varor förs in i EU, med fokus på tull, moms, avgifter och införselkontroll
• Exportdeklaration: när varor förs ut ur EU, med fokus på korrekt utförsel, kontroll och dokumentation

Det svåra är sällan att förstå orden i sig. Det svåra är att få alla uppgifter runt affären att hänga ihop: varukod, värde, ursprung, dokument och ansvar mellan parterna.

Om du gör många importdeklarationer och vill slippa börja från tomt formulär varje gång kan du ladda upp en faktura och skapa en förifylld deklaration på några minuter. Vill du först se hur flödet fungerar steg för steg finns också en praktisk guide för att skapa en förifylld tulldeklaration från faktura.