Hur gör man en tulldeklaration? En enkel guide för småföretag

Tulldeklaration känns ofta större än den är

Många småföretagare tror att en tulldeklaration är något man bara kan lämna över till ett ombud och hoppas på det bästa. Problemet är att även små missar kan bli dyra: fel varukod, fel tullvärde eller missad uppgift om ursprung kan ge extra kostnader, förseningar och onödigt mycket mejlande fram och tillbaka.

Den goda nyheten är att själva logiken bakom en tulldeklaration är ganska enkel. Du berättar för Tullverket vad varan är, var den kommer från, vad den är värd och vilka villkor som gäller för leveransen. Resten handlar mest om att få uppgifterna rätt.

Om du är ny på området kan du också läsa vår tidigare guide om första importen till Sverige steg för steg.

Vad en tulldeklaration egentligen är

En tulldeklaration är underlaget som används när varor importeras från ett land utanför EU. Den visar bland annat:

• vilken vara du importerar
• vilken varukod som gäller
• varans ursprungsland
• tullvärdet
• hur mycket tull och moms som ska betalas
• om det finns särskilda krav, certifikat eller andra åtgärder

Det är alltså inte bara ett formulär. Det är hela beskrivningen av importen i ett format som Tullverket kan bedöma.

Uppgifterna du behöver innan du börjar

Innan du gör deklarationen är det smart att samla ihop allt på ett ställe. Då går det betydligt snabbare.

Du behöver oftast:

• handelsfaktura
• frakthandlingar
• information om leveransvillkor, till exempel FOB eller CIF
• varubeskrivning
• antal, vikt och värde
• ursprungsland
• mottagarens och säljarens uppgifter
• eventuell dokumentation för preferenstull eller andra tillstånd

Det som brukar skapa mest problem är inte själva inskickandet, utan att underlaget är för tunt. En faktura där det bara står "parts" eller "samples" räcker sällan för att klassificera varan rätt.

Steg för steg: så gör du en tulldeklaration

1. Beskriv varan tydligt

Börja med att skriva vad du faktiskt importerar. Inte för brett och inte för vagt.

Dåligt:

• kläder
• delar
• elektronik

Bättre:

• t-shirts i bomull för vuxna
• laddare för mobiltelefoner
• köksknivar av rostfritt stål

En tydlig varubeskrivning gör det lättare att hitta rätt varukod och minska risken för frågor i efterhand.

2. Hitta rätt varukod

Varukoden styr mycket mer än många tror. Det är den som påverkar bland annat:

• tullsats n- om särskilda åtgärder gäller
• om kvoter finns
• om certifikat eller licenser krävs

Det här är också skälet till att vi tidigare skrivit om varför fel HS-nummer kan bli en dyr läxa och skillnaden mellan HS-nummer, KN-nummer och TARIC-kod.

Om du chansar här kan resten av deklarationen också bli fel.

3. Kontrollera ursprungslandet

Ursprungsland är inte samma sak som avsändningsland. En vara kan skickas från Nederländerna men ändå ha ursprung i Kina. Det är ursprunget som ofta avgör om du kan få lägre tull genom ett frihandelsavtal eller om extra åtgärder kan bli aktuella.

Om du vill förstå det här bättre har vi också en artikel om ursprungsintyg vid import till Sverige.

4. Räkna fram tullvärdet

Tullvärdet är inte alltid samma sak som bara priset på fakturan. Beroende på leveransvillkor kan även exempelvis frakt och försäkring behöva räknas med fram till EU:s gräns.

Det här missas ofta, särskilt när man jämför leverantörer med olika Incoterms. Vi har skrivit mer om det i så påverkar Incoterms tullvärdet vid import till Sverige.

Som enkel tumregel:

• fakturapriset är grunden
• vissa kostnader ska läggas till
• vissa kostnader efter import ska inte räknas med

Blir tullvärdet fel blir ofta både tull och moms fel.

5. Kontrollera om fler regler gäller för varan

Vissa varor kräver mer än bara rätt kod och värde. Det kan till exempel handla om:

• importlicenser
• hälsointyg
• växtskyddsdokument
• antidumpningstullar
• tullkvoter
• särskilda regler för livsmedel, textil, stål eller kemikalier

Just den delen är viktig eftersom en vara kan se "vanlig" ut men ändå omfattas av extra åtgärder. Det gäller särskilt om du importerar från marknader där särskilda handelspolitiska åtgärder är vanliga.

6. Skicka in deklarationen

Själva deklarationen skickas elektroniskt. Många företag använder ombud, men du behöver fortfarande stå för att uppgifterna i grunden stämmer.

Det är därför smart att ha en tydlig dokumentation för:

• hur du kom fram till varukoden
• hur du beräknade tullvärdet
• vilket ursprung du åberopar
• vilka dokument som stödjer uppgifterna

Om Tullverket senare ställer frågor är det mycket enklare om du kan visa hur du tänkte från början.

Tullverket har också en egen guide om importdeklarationer här: deklarera varor vid import. Du kan också nå deras kundtjänst på 0771-520 520.

Vanliga misstag som gör deklarationen onödigt jobbig

Det finns några fel som återkommer hela tiden hos små importörer:

• man använder en för vag varubeskrivning
• man kopierar leverantörens kod utan att kontrollera den
• man blandar ihop ursprungsland med avsändningsland
• man räknar tullvärdet fel
• man missar extra åtgärder eller dokumentkrav
• man sparar inte underlaget tillräckligt tydligt

Det här leder ofta till samma sak: mer manuellt arbete, fler frågor och sämre kontroll över kostnaden.

Så gör du det enklare i praktiken

Om du bara importerar någon enstaka sändning kan det räcka långt att jobba metodiskt med faktura, fraktdokument och rätt underlag. Men när importen börjar bli återkommande brukar det vara här många vill få ett smidigare arbetsflöde.

Det som brukar spara mest tid är att:

• läsa av uppgifter direkt från fakturan
• få hjälp att fylla i deklarationsunderlaget
• kontrollera varukod och avgifter innan inskick
• samla dokumentationen på ett ställe

Det är just därför många använder Tullklar. Du laddar upp en faktura i PDF, bild eller text, och tjänsten läser av innehållet och förifyller deklarationsformuläret. Du får också hjälp med varukod, avgifter, åtgärder och en nedladdningsbar PDF med fullständig revisionskedja som förklarar valen för Tullverket.

För småföretag som vill slippa onödigt manuellt jobb kan det göra stor skillnad i vardagen.

Kort checklista innan du deklarerar

Innan du skickar in, dubbelkolla de här punkterna:

• Är varubeskrivningen tydlig?
• Är varukoden rimlig och kontrollerad?
• Har du rätt ursprungsland?
• Är tullvärdet rätt beräknat?
• Finns det några certifikat, kvoter eller extra åtgärder?
• Stämmer faktura, fraktuppgifter, vikt och antal mot deklarationen?
• Kan du förklara dina val om Tullverket frågar?

Kan du svara ja på allt ovan har du kommit långt.

Slutsats

Att göra en tulldeklaration handlar egentligen inte om att kunna konstiga tullord utantill. Det handlar om att få några grundläggande saker rätt: vad varan är, hur den ska klassificeras, vad den är värd och vilka regler som gäller.

När de delarna sitter blir importen både snabbare och tryggare. Och när de inte sitter är det nästan alltid där kostnaderna och förseningarna börjar.

Vill du testa att skapa en förifylld deklaration direkt från din faktura kan du göra det här: ladda upp fakturan och skapa en deklaration på minuter. Om du hellre vill se hela flödet först finns också en steg-för-steg-guide för att skapa en förifylld tulldeklaration.